发布人：党政办公室 来源部门：党政办公室 浏览次数：3471 时间：2017-10-26
为规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我院实际，特制定本办法。
一、归档范围
1．凡本单位在工作活动中直接形成的，能反映本单位工作和活动的，具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。（详见附件1）
2．归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（光盘、照片等）。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本，随纸质文件材料一同归档。
3．以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
二、归档要求
1．各单位要切实加强对本单位归档工作的管理，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2．凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
3．重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
4．归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
5．归档材料必须完整，各单位档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。
6．归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。
三、归档程序
1．归档验收。档案移交时,交接双方当面检查，档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。
2．移交手续。归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交（接收）目录表”（详见附件2），目录表一式2份，交接双方签字并加盖所在单位印章后，归档单位留存1份，档案室留存1份备查。
3．归档时间。学院、各单位在每年3月中旬、10月中旬将上学期产生的文件材料归档。
四、档案管理
1.档案管理员收到档案后，先予以分类，按日期先后逐件排列。
2.档案管理员将收到的档案按时间顺序编写目录，作为档案扉页，以便查阅。
3.档案管理员每学期归档工作结束后，统计现存档案情况、数量，报主管院领导审阅。
五、档案调阅制度
1．档案资料属于学院内部限级文件，未经许可不得调阅、外借、外传。
2．本院各单位因工作需要调阅档案，需办理“郑州工商学院档案调（查）阅申请单”（详见附件3）。
3．借阅档案者，不得在文件上圈划、涂改或增删内容，只允许借阅本单位存档材料。
4．借阅档案期限不得超过3天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。
5．档案管理人员，对归还的档案应详细检查，核对无误后，办理注销。如发现有损坏，丢失等情况，应立即追查，并报有关部门及时查处。
六、其他
1．根据国家法规和行业规章，档案都具有一定保管期限，超过保管期限的档案实体可予以销毁。电子档案，超过保管期限的，可予以删除。
2．档案实体销毁、电子档案删除据需由档案管理人员填写“郑州工商学院超期档案销毁申请单”（详见附件4）,经由立卷部门领导签字、院长办公室主任审核、院长批准后方可销毁或删除。
附件：1．郑州工商学院档案基本归档范围及保管期限表
2．档案移交（接收）清单
3．郑州工商学院档案调（查）阅申请单
4. 郑州工商学院超期档案销毁申请单
郑州工商学院
2016年12月6日